Voici un petit todo qui servira peut-être à ceux·celles qui organiseront une prochaine AG.

La totalité des fichiers est ici

Les fichiers relatifs à la compta et la facturation sont ici

Les divers fichiers nécessaire à la communication (affichage, badges, infos…) sont ici

Trouver un lieu

Voici la "méthodologie" utilisée pour trouver un lieu : how-to lieux

Inscriptions

Voici comment nous avons globalement organisé les inscriptions : how-to inscriptions

Suivi, facturation, compta

Voici comment nous avons géré le suivi des inscriptions, la facturation et la compta lors de l'AG : facturation et compta

Logistique

Achats

Mémos et matos à prendre

Information et signalisation

Approche chronologique

Décembre - janvier : trouver un lieu.

Nous nous sommes fixés des critères de recherches, de façon à avoir une grille commune d'analyse et de pouvoir se répartir le travail entre plusieurs personnes. Des critères se sont rajoutés au cours des visites. Lors des visites, nous avons pris des photos, là encore pour comparer des lieux que tout le monde n'avait pas visité. Voir la grille

La sécurisation du lieu se faisant avec un accompte (30% demandé en général), il faut avoir un peu de trésorerie (nous avons fait des avances de trésorerie de la part des membres, remboursées au lendemain de l'AG).

Février - mars : discussions générales et préparation des inscriptions.

• Comment voyons-nous le déroulement de l'AG, créons des zones sans ordis et achetons les fouets pour les faire appliquer, etc. Ca constitue l'ensemble des informations données au moment de lancer les inscriptions. Cela est notamment visible sur le how-to des inscriptions qui correspond au mail que nous avions envoyé aux membres de la fédé.

• Lancement des demandes de devis pour les différents producteurs (bière, pain, traiteur, etc.). Nous avons essayé de prioriser les producteurs bio et locaux pour tout, ce qui n'a que partiellement marché (les maraichers ne récoltent généralement que peu de choses intéressantes à cette période).

Mars - avril : lancement des inscriptions.

Ça vient par vagues et il faut relancer souvent, sur tous les médias possibles. Nous avions un script pour générer les factures à partir d'un fichier (en ods et csv). Ce tableur gardait aussi trace du nombre de lits nécessaires chaque nuit et du nombre d'inscrits pour chaque repas (petit dej compté avec la nuit). Utile pour le donner au cuisto (même si des inscriptions de dernières minute et des changements de séjours sont à prévoir et que Scar nous a dit qu'on mangeait plus que la moyenne et s'est mis à doubler les quantités).

Avril : sécuriser les devis des producteurs et commander les produits.

• Gestion des questions / problématiques des membres et des inscriptions.

• Visite du lieu avec des questions opérationnelles (combien de rouleaux de scotch / crayons / autre faut-il acheter ?). Ratio fait à partir des consos de l'année précédente et des inscrits. Voir la liste des achats et l'orga. Nous avions délégué à un pad l'orga du covoiturage / les demandes de navettes aéroport/gare : ça a plutôt bien fonctionné même si de nombreuses relances ont été nécessaires pour que les personnes concernées renseignent le pad.

Dernière semaine : préparation des détails.

Récupération / achat / centralisation du matériel nécessaire et préparation d'un guide d'accueil sur place (voir les fichiers divers et le RTFM en particulier.

Dernier jour avant et AG

• Récupération des clés, collecte du matériel (canapés, futs et tireuses, etc).

• Mise en place d'indications pour venir en bagnole.

• Accueil, présentation des lieux aux membres venus filer un coup de main pour l'AG, aménagement des lieux.

Après

• Paiement des factures,

• Course après les inscrits qui sont venus mais partent sans payer,

• Rangement / rendu du matériel,

• Grève d'une semaine pour récupérer.

À un moment : besoin d'une trousse de secours. On avait un membre secouriste et on a délégué…

Ensemble des fichiers